Por quanto tempo guardar documentos de SST: PGR, PCMSO, LTCAT, ASO e PPP

Os documentos de SST não servem apenas para o dia da fiscalização: eles são a prova da empresa por muitos anos, em processos trabalhistas, pedidos de aposentadoria especial e perícias. Por isso, a norma de cada documento define por quanto tempo ele deve ser mantido.

PGR: 20 anos

O inventário de riscos e o plano de ação do PGR, e as suas revisões, devem ser mantidos por 20 anos, conforme a NR-1. Isso vale para as versões antigas: não basta guardar só o documento vigente, porque o histórico mostra a que riscos o trabalhador esteve exposto em cada período.

PCMSO e ASO: 20 anos após o desligamento

Os dados dos exames médicos e o prontuário clínico devem ser mantidos por no mínimo 20 anos após o desligamento do trabalhador, conforme a NR-7. O ASO é emitido em, no mínimo, duas vias: uma fica arquivada no local de trabalho e a outra é entregue ao trabalhador, mediante recibo. O sigilo médico precisa ser preservado, com acesso restrito.

LTCAT e PPP

O LTCAT é a base da caracterização de exposição a agentes nocivos para fins previdenciários, e a empresa deve mantê-lo atualizado e disponível. O PPP deve ser mantido atualizado e entregue ao trabalhador na rescisão, e a empresa deve manter cópia no arquivo, com recibo de entrega. Na prática, vale guardar ambos pelo mesmo horizonte de 20 anos, já que sustentam futuras comprovações de tempo especial.

Treinamentos e outros registros

Certificados de treinamento, fichas de EPI e registros de entrega devem ser guardados, no mínimo, pelo período em que o trabalhador está na empresa, e é prudente mantê-los pelo mesmo prazo longo dos demais documentos, pois são a prova de que a empresa cumpriu as obrigações em caso de acidente ou ação judicial.

Papel ou digital?

O arquivo digital é aceito, desde que garanta autenticidade, integridade e disponibilidade ao longo de todo o prazo, com assinatura ou controle de autoria e cópias de segurança. O risco mais comum é depender de um único computador ou pasta sem backup.

Como a plataforma ajuda

No eSocial SST, os documentos ficam armazenados na nuvem, por empresa e por funcionário, com histórico de revisões e acesso controlado, e são incluídos em rotina de backup — reduzindo o risco de perder, em uma troca de computador ou de consultor, o que a lei manda guardar por décadas.